Das Eisenhower-Prinzip: Wichtige Aufgaben besser priorisieren

Das Eisenhower-Prinzip ist ein wahrer Klassiker im Zeitmanagement, der darauf abzielt, Aufgaben zu priorisieren und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Die Methode hilft dir, deine Selbstorganisation und dein Zeitmanagement zu verbessern. Hierbei handelt es sich um ein einfaches, aber effektives System zur Einteilung und Priorisierung anstehender To-Dos. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Matrix auch für deine Alltags- und Berufs- oder Studienplanung einsetzen kannst.

Definition: Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Planungssystem ist nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, der es in seiner Amtszeit erfolgreich anwandte. Bei der Umsetzung des Eisenhower-Prinzips teilst du deine Aufgaben in vier Kategorien ein, um ihre Dringlichkeit und Bedeutung festzulegen. Anschließend machst du dich an die Bearbeitung der Aufgaben nach ihrer Kategorie. Das gewährleistet, dass wichtige und dringende Tätigkeiten nicht zu kurz kommen und du dich nicht in unwichtigen Aufgaben verlierst.

Die Einteilung der Aufgaben in verschiedene Stapel hilft dir dabei, immer den Überblick zu behalten. Zudem kannst du dadurch effektiver und gezielter arbeiten. Durch konsequentes Anwenden dieser Methode kannst du nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Kontext Zeiteinsparungen erzielen. Eine optimierte Work-Life-Balance ist dadurch möglich.

Die Eisenhower-Methode ist ein wertvolles Instrument, deine Zeit besser zu managen und den Fokus auf das Wesentliche deiner allgemeinen Planung zu legen. 

Aufgaben richtig ordnen nach Eisenhower Prinzip: Vor- und Nachteile

Zeitmanagement-Methoden. Diese Methode hilft dir dabei, schnell einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu gewinnen. Dafür unterteilst du diese in verschiedene Kategorien. Die Grundlage des Prinzips besteht darin, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, werden sofort erledigt. Solche, die wichtig, aber nicht dringlich sind, terminierst du und versiehst sie mit einer Deadline. Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind, delegierst du an andere Personen. Solche, die weder dringlich noch wichtig sind, bewertest du neu oder streichst sie.

Vorteil des Priorisierungssystems

Die Anwendung der Methode hat einige Vorteile: Einer der größten besteht darin, dass die Erreichung von Zielen besser planbar ist. Denn du erkennst auf einen Blick, welche Aufgaben Priorität haben und welche nicht. Auch die Erledigung von Aufgaben wird erleichtert. Grund: Du weißt bereits im Voraus, worauf du dich konzentrieren musst und welche Aufgaben du an andere Personen abgeben kannst. So hast du mehr Zeit und Energie, dich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren.

Nachteil des Prinzips

Jedoch gibt es auch einige Nachteile bei der Anwendung des Eisenhower-Prinzips: Ein Beispiel ist, dass diese Methode möglicherweise nicht für alle Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten geeignet ist. So könnten etwa kreative Tätigkeiten oder welche, die schwer in die Kategorien „wichtig“ oder „dringlich“ einzuordnen sind, durch die Anwendung der Planungsmethode vernachlässigt werden. 

Auch ist das Eisenhower-Prinzip nicht die beste Wahl für dich, wenn du lieber nach anderen Zeitmanagement-Methoden wie der Pomodoro-Technik arbeiten möchtest. Denn bei der setzt du fest abwechselnde Intervalle aus Arbeiten und Pausen an, was sich nicht zwingend optimal ergänzt. Eine Kombination ist zwar nicht ausgeschlossen, für eine Ergänzung zur Pomodoro-Technik eignen sich jedoch das Timeboxing oder die Batching-Methode oftmals besser. 

Dennoch kann das Eisenhower-Prinzip hilfreich sein, um im beruflichen Kontext wie bei Meetings stets den Überblick über wichtige und dringliche Aufgaben zu behalten und effizientes Zeitmanagement zu betreiben.

Wichtigkeit und Dringlichkeit in der Eisenhower-Matrix

Lass uns die Grundlagen dieser Methode und die besten Tipps zur Umsetzung genauer unter die Lupe nehmen: Die Eisenhower-Matrix ist ein effektives Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben und hilft dabei, anstehende To-Dos angemessen einzuschätzen. Sie basiert auf vier Quadranten, welche verschiedenen Kombinationen von Wichtigkeit und Dringlichkeit entsprechen.

Dabei stehen a- und b-Aufgaben für wichtige und dringende bzw. wichtige, aber weniger dringende Aufgaben. c- und d-Aufgaben sind hingegen weniger wichtig, können aber trotzdem dringend oder wenig dringlich sein. 

Eine übersichtliche (digitale) To-Do-Liste ermöglicht das Einordnen der Aufgaben, sodass keine übersehen wird. Die zuerst zu erledigenden Aufgaben kommen auf einen Stapel, während unwichtige und nicht dringende Aufgaben entsprechend hinten angestellt werden. 

Mithilfe dieser Methode lassen sich Ressourcen wie Zeit und Energie gezielter einsetzen und das Stresslevel senken. Grund dafür: Du konzentrierst dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben und weniger bedeutende Tätigkeiten delegierst du bei Bedarf oder streichst sie ganz von der Liste. So ist es möglich, produktiver zu arbeiten und dennoch Raum für erholsame Pausen und spontane Ereignisse zu schaffen.

a-Aufgaben: dringend und wichtig

a-Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig und sollten daher unbedingt zeitnah erledigt werden. 

Diese Aufgaben solltest du sofort selbst erledigen oder in den Tagesablauf einplanen, um sie schnell und effektiv zu bewältigen. In der Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip gehören sie in das Matrix-Feld links oben, da sie eine hohe Priorität haben. Durch das rasche Erledigen dieser Aufgaben kannst du nicht nur Stress reduzieren, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität im Berufs- sowie Privatleben erhöhen.

b-Aufgaben: nicht dringend, aber wichtig

b-Aufgaben sind solche, die zwar nicht dringend, aber dennoch für die Erreichung des Ziels wichtig sind. 

Bei der Bearbeitung dieser Aufgaben kannst du dir deine Zeit einteilen und die To-Dos entsprechend terminieren. In der Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip gehören sie in das rechte obere Feld. Sinnvoll für die Visualisierung ist das Eintragen in einen entsprechenden Arbeitsplan oder eine Vorlage, um einen besseren Überblick zu behalten. Auch das Nutzen von Online Kalendern, Bullet Journals oder die Filofaxing-Methode bieten sich an, damit du dich an die gesetzten Fristen hältst und sicherstellst, dass du bei deiner Arbeit effizient vorankommst.

c-Aufgaben: dringend, aber unwichtig

c-Aufgaben sind dringend und unwichtig zugleich, sprich: sie müssen zeitnah und rechtzeitig erledigt werden, aber sie sind nicht ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts. 

Typischerweise handelt es sich bei diesen Aufgaben um administrative oder organisatorische Arbeiten. Um Ressourcen effizient zu nutzen, könntest du die anfallenden Aufgaben im Quadranten links unten an andere Teammitglieder delegieren.

d-Aufgaben: nicht dringend und unwichtig

d-Aufgaben sind nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip nicht dringend und unwichtig für die Erreichung von Zielen. 

Sie befinden sich im Quadrat rechts unten und werden häufig bemängelt. In vielen Fällen kannst du diese Aufgaben daher direkt verwerfen, in den Papierkorb legen oder auf andere Weise entsorgen. Da diese Aufgaben weder dringlich sind, noch einen signifikanten Beitrag zur Zielerreichung leisten, solltest du dich um d-Aufgaben nur kümmern, wenn alle anderen wichtigeren Aufgaben bereits abgearbeitet sind.

Fazit: Einsatz des Eisenhower-Prinzips

Im Gesamtzusammenhang lässt sich sagen, dass das Eisenhower-Prinzip eine äußerst effektive und praxisorientierte Zeitmanagement-Methode darstellt. Indem du deine Aufgaben entsprechend strukturierst und in verschiedene Unterkategorien einteilst, gelingt es dir oftmals, den Arbeitsalltag besser zu meistern und das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Dabei funktioniert das Eisenhower-Prinzip sowohl bei kleinen Tätigkeiten als auch bei umfangreicheren Abschlussarbeiten und Projekten, indem du dir eine klarere Priorisierung schaffst und nicht alle Aufgaben gleichzeitig erledigst.

Das Eisenhower-Prinzip kann dir dabei helfen, den Fokus auf die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben zu legen, während die weniger wichtigen und nicht dringenden Aufgaben in den Hintergrund treten. Auch in Kombination mit dem Pareto-Prinzip eine gute Möglichkeit, um die Effizienz zu steigern.

Es lehrt zudem, dass nicht alle dringenden Aufgaben auch gleichzeitig wichtig sind und dass es einen Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben gibt. Durch diese Unterscheidung kannst du deine Zeit gezielter einsetzen und vermeidest möglicherweise leichter ein Gefühl, ständig überfordert und gestresst zu sein.

Das Eisenhower-Prinzip ist ein zeitloser Ansatz, der sich positiv auf die Organisation und das Gelingen von Aufgaben auswirken kann. Es unterstützt dabei sowohl Einzelpersonen als auch Teams, ihre Ressourcen wie Mitarbeiter, Energie und Zeit optimal zu nutzen.

Mit einem gezielten Einsatz dieser Methode im Arbeitsalltag kannst du das eigene Zeitmanagement effektiv verbessern und sowohl langfristige als auch kurzfristige Ziele zurück in den Fokus rücken.

(* Die hier verwendeten Abbildungen wurden in Canva erstellt. Header: Pexels / DS stories)

FAQ zur Eisenhower Methode